KI & Arbeitsalltag: Personaldienstleitung

Künstliche Intelligenz im Alltag: Wie Personaldienstleister in Österreich bereits profitieren

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Arbeitswelt. Automatisierung, intelligente Analysen und smarte Systeme schaffen neue Möglichkeiten, die längst keine Zukunftsmusik mehr sind. Auch in der Personaldienstleistung bringt KI spürbare Veränderungen mit sich: Prozesse laufen schneller, Abläufe werden effizienter – vor allem dort, wo Unternehmen sie ohne große Umstellungen einsetzen können.

Der ProSolution-ÖPDL Industry Pulse 2025 zeigt: Digitalisierung und KI gehören zu den zentralen Themen der Branche. Die Relevanz ist unbestritten, doch zwischen Anspruch und Realität liegt noch einiges an Potenzial.

KI ist gekommen, um zu bleiben

Obwohl der Technologiemarkt von neuen Trends und Innovationen nur so wimmelt, steht eines fest: Künstliche Intelligenz (KI) ist keine vorübergehende Modeerscheinung. Der schnelle Aufstieg von Technologien wie ChatGPT zeigt, dass KI weit mehr als nur ein Buzzword ist. Sie verändert die Arbeitswelt langfristig. Auch in der Personaldienstleistung hat sie das Potenzial, alles zu verändern.

Dennoch setzen viele Unternehmen KI bislang nur in spezifischen Anwendungsfeldern ein, wie etwa bei der automatisierten Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Der Einsatz in komplexeren Bereichen, wie der KI-gestützten Disposition oder bei Chatbots, ist bisher seltener. Viele Unternehmen sind vorsichtig und testen die Technologie zunächst in einfachen, klar umrissenen Aufgaben, ohne sie tief in ihre gesamten Arbeitsprozesse zu integrieren.

So setzen Zeitarbeitsfirmen KI ein

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Zeitarbeitsbranche lässt sich in zwei Hauptkategorien unterteilen: allgemeine und branchenspezifische Aufgaben. Einige der allgemeinen KI-Anwendungen, die in vielen Unternehmen hilfreich sind, haben auch in der Zeitarbeitsbranche großes Potenzial. Es gibt jedoch auch spezifische Anforderungen, die nur in der Personaldienstleistung zur Geltung kommen. Hier sind einige wichtige Einsatzbereiche von KI:

Texte erstellen und anpassen
In der Zeitarbeitsbranche fallen regelmäßig Texte an, etwa für Stellenanzeigen, interne Kommunikation oder Kundenkorrespondenz. KI-Tools wie ChatGPT helfen, diese Texte effizient zu formulieren und zu modifizieren, sodass Unternehmen schnell eine Grundlage für die weitere Bearbeitung haben.

Intelligente Informationssuche
Moderne KI-basierte Suchtools wie Google Gemini oder Microsoft Copilot liefern präzise Antworten auf spezifische Anfragen und sparen so Zeit. Sie bieten eine verlässliche Quelle für relevante Informationen, ohne dass man sich durch eine Vielzahl von Webseiten wühlen muss.

Bilder und visuelle Inhalte generieren
Generative KI-Tools wie Midjourney erstellen auf Basis von Anweisungen hochwertige Bilder. Diese können für Marketingmaterialien, Social-Media-Posts oder die visuelle Gestaltung von Stellenanzeigen genutzt werden.

E-Mail-Management
E-Mails sind oft ein Zeitfresser. KI hilft, E-Mails automatisch zu sortieren, zu priorisieren und sogar auf häufige Anfragen automatisch zu antworten. Dadurch optimieren Mitarbeitende wirksam ihre Kommunikationsprozesse und haben so mehr Zeit für andere Aufgaben.

Automatisierte Terminplanung
KI-gestützte Tools übernehmen das Planen und Verwalten von Meetings. Sie koordinieren Kalender und senden Erinnerungen, sodass Unternehmen ihre Termine effizient organisieren können.

Rechnungsstellung und -bearbeitung
KI kann die Erstellung und Überprüfung von Rechnungen automatisieren. Sie übernimmt das Kategorisieren, Genehmigen und Verarbeiten eingehender Rechnungen, wodurch der gesamte Rechnungsworkflow effizienter gestaltet wird.

Dokumentenorganisation und -analyse
Mit KI lässt sich die Verwaltung von Dokumenten effizienter gestalten. Sie analysiert, kategorisiert und extrahiert relevante Informationen aus Texten, was insbesondere bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten oder Verträgen Zeit spart.

Virtuelle Assistenz für den Kunden-Support
Chatbots und virtuelle Assistenten bieten einfache Lösungen für die Bearbeitung von Kundenanfragen und die Erstellung von Support-Tickets. Diese Tools bieten eine schnelle und rund um die Uhr verfügbare Unterstützung.

Datenanalyse und Reporting
KI verarbeitet große Datenmengen und erkennt Muster. Sie erstellt detaillierte Berichte und liefert wichtige Informationen, die Unternehmen bei fundierten Entscheidungen im Bereich Personal und Ressourcenplanung unterstützen.

Bestandsverwaltung und Lieferkettenoptimierung
KI kann auch den Lagerbestand überwachen und Bestellungen automatisieren. Sie optimiert Lieferkettenprozesse und stellt sicher, dass benötigte Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind.

Automatisierte Mitarbeiter-Zuweisung
KI hilft dabei, die besten Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder Stellenangebote zu finden. Sie analysiert die Anforderungen der Jobs und die Qualifikationen der Bewerber und trifft das optimale Match.
Vorhersage von Personalbedarf
Durch die Analyse von historischen Daten und aktuellen Trends kann KI den zukünftigen Personalbedarf vorhersagen. So können Unternehmen proaktiv auf Veränderungen im Personalbedarf reagieren.

Spezifische Einsatzbereiche von KI in der Personaldienstleistung

In der Personaldienstleistung liegt das größte Potenzial von KI vor allem im Bereich des Recruitings. Hier übernimmt KI bereits viele Prozesse, von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen bis hin zur automatisierten Validierung von Stundenzetteln und der Rechnungsstellung. Doch KI kann noch viel mehr, insbesondere wenn es darum geht, komplexe Aufgaben zu übernehmen, die bisher manuell erledigt wurden.

KI im Recruiting

Analysefähigkeiten: KI-Tools wie ChatGPT können große Mengen an Informationen schnell verarbeiten und dabei wichtige Details aus langen Texten herausfiltern. Diese Fähigkeit ist besonders hilfreich, um die wesentlichen Punkte aus Bewerbungsunterlagen zu extrahieren und zu strukturieren, sodass Personalverantwortliche sich gezielt auf die relevanten Informationen konzentrieren können.

Kommunikation mit Bewerbenden
Chatbots übernehmen die Kommunikation mit Bewerbenden und stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Bewerber können Fragen zu Stellenanzeigen stellen und erhalten sofortige Antworten. So sparen Unternehmen wertvolle Zeit und können die Kommunikation kontinuierlich aufrechterhalten.

Kreativität und Abwechslung bei Stellenanzeigen
KI hilft, kreative Ideen für Stellenanzeigen zu entwickeln und sorgt für Abwechslung bei der Gestaltung. Sie erstellt verschiedene Varianten von Jobanzeigen und bringt neue Impulse, um die Anzeige von der Konkurrenz abzuheben.

Mustererkennung in Bewerbungen
Gut trainierte KI-Systeme erkennen wiederkehrende Muster in Bewerbungen und identifizieren relevante Qualifikationen und Fähigkeiten. Dies ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass Bewerbende die richtigen Anforderungen für eine Stelle erfüllen, und um die Vorauswahl zu optimieren.
Lernfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung
KI-Systeme entwickeln sich stetig weiter und lernen aus jeder neuen Aufgabe. Eine auf den Recruiting-Prozess spezialisierte KI wird in der Zukunft immer mehr Aufgaben übernehmen und den Bewerbungsprozess weiter optimieren. Sie analysiert nicht nur Bewerbungen, sondern auch das Feedback von Bewerbern und die Qualität von Interviews, um kontinuierlich bessere Ergebnisse zu erzielen.

KI optimiert Workflows

KI-Systeme erkennen schnell, was zusammenpasst und was nicht. Das ist ein großer Vorteil in der Zeitarbeitsbranche. Mit zvoove Cockpit kombinieren Sie Bewerbermanagement (ATS) und Kundenmanagement (CRM). Das Tool nutzt KI, um die besten Kandidaten für offene Stellen zu identifizieren und Mitarbeitende präzise zuzuordnen. Diese Automatisierung funktioniert mit nur wenigen Klicks und verschafft Personaldienstleistern einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Disposition auf einem neuen Level

Künstliche Intelligenz bietet in der Zeitarbeit wertvolle Unterstützung, indem sie Daten wie Mitarbeiterbewertungen, Unternehmensleistung und Arbeitszeiterfassung analysiert und Muster erkennt. Auf dieser Grundlage können Unternehmen Vorhersagen zum zukünftigen Personalbedarf treffen und Mitarbeitende gezielt den Aufgaben zuweisen, die ihren Qualifikationen und Fähigkeiten am besten entsprechen.

KI-basierte Systeme können zudem Arbeitspläne erstellen, die die Verfügbarkeit und Arbeitslast der Mitarbeitenden berücksichtigen. So lassen sich Probleme wie Personalmangel oder Ineffizienzen bei der Arbeitszeitverteilung frühzeitig erkennen und proaktiv angehen.

Fazit

Künstliche Intelligenz verändert die Personaldienstleistung grundlegend. Sie steigert die Effizienz und Qualität, insbesondere in Bereichen wie Recruiting, Disposition und Workflow-Optimierung. Unternehmen profitieren von der Automatisierung einfacher Aufgaben und der Verbesserung komplexer Prozesse, wie der präzisen Mitarbeiterzuweisung und Personalbedarfsvorhersage.

Obwohl KI aktuell noch punktuell eingesetzt wird, bietet sie ein enormes Potenzial für die Zukunft. Die Personaldienstleistungsbranche steht erst am Anfang dieser Entwicklung, doch die Chancen sind klar erkennbar.