Dokumente zentral archiviert
Dokumente digital abzulegen reicht nicht. Entscheidend ist, dass sie vollständig, auffindbar und rechtssicher archiviert sind. Docs sorgt genau dafür: automatisch verarbeitet, revisionssicher abgelegt und direkt in WorkExpert verfügbar. Ohne Medienbrüche, ohne Mehraufwand.
Dokumentenverarbeitung ohne manuelle Eingriffe
Docs erkennt eingehende Dokumente automatisch, liest relevante Daten per OCR und Barcode-Erkennung aus und ordnet sie direkt der richtigen Personalakte oder dem richtigen Kunden zu. Was bisher Handarbeit war, erledigt das System in Sekunden – auch bei großen Mengen per Stapelverarbeitung.
Gesetzeskonforme Archivierung als Standard
Alle in Docs gespeicherten Dokumente gelten als Originale: auditfähig, unveränderbar und DSGVO-konform. Sie sind jederzeit abrufbar und für offizielle Prüfungen verwendbar. Keine manuelle Nacharbeit, keine Lücken, keine Risiken.
Volltextsuche und smarte Filterung
Statt in Ordnern zu suchen, geben Sie einfach ein Stichwort ein. Docs durchsucht alle Dokumente per Volltextsuche und bietet zusätzlich Dropdown-Filter und eine direkte Mitarbeitersuche im Archiv. Das richtige Dokument ist in Sekunden gefunden – egal wie groß Ihr Archiv ist.
Kein Systemwechsel, keine doppelte Datenpflege
Docs ist fest in WorkExpert integriert. Stammdaten von Mitarbeitenden und Kunden werden automatisch synchronisiert – Dokumente sind damit immer im richtigen Kontext verfügbar. Stundenscheine werden direkt mit den zugehörigen Mitarbeitenden verknüpft, ohne manuelle Nacharbeit.
Rollenbasierte Rechteverwaltung und zentrales Dashboard
Wer sieht was? In Docs behalten Sie die Kontrolle: Admins haben Zugriff auf alle Dokumente, Standard-Nutzer sehen nur ihre eigenen oder die ihnen zugewiesenen Unterlagen. Das zentrale Dashboard gibt jederzeit Überblick über den aktuellen Dokumentenstatus im gesamten Unternehmen.
Automatische Verarbeitung, Barcode-Erkennung und OCR übernehmen, was bisher manuell erledigt wurde. Ihr Team gewinnt Zeit zurück für Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit verdienen.
Alle Dokumente werden als Originale archiviert – auditfähig, DSGVO-konform und ohne manuelle Nacharbeit.
Docs ist fest in WorkExpert integriert. Dokumente, Stammdaten und Aufträge greifen direkt ineinander – ohne Systemwechsel, ohne Doppelpflege.
Volltextsuche, Dropdown-Filter und Mitarbeitersuche liefern in Sekunden das richtige Dokument.
Docs läuft in der Cloud. Ihre Unterlagen sind im Büro, beim Kunden und unterwegs verfügbar – immer aktuell, immer sicher.
Stundenscheine, Überlassungsverträge, Fehlzeitdokumente: Docs kennt die typischen Workflows der Branche und bildet sie direkt ab.
In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie Docs in Ihren WorkExpert-Alltag passt und wo Sie konkret Zeit gewinnen und Risiken reduzieren.
Hinweis: Docs ist im Premium Plus Paket von WorkExpert enthalten.
Docs ist ein Dokumentenmanagementsystem, das speziell für WorkExpert-Nutzer entwickelt wurde. Es automatisiert die Verarbeitung, Klassifizierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten – und löst manuelle Ablage, unsichere Ordnerstrukturen oder physische Papierarchive ab.
Besonders geeignet ist Docs für mittlere bis große Personaldienstleister mit 150 oder mehr externen Mitarbeitenden und mehreren Niederlassungen. Auch für kleinere Unternehmen lohnt sich der Einsatz, sobald Dokumentenprozesse spürbar Zeit kosten.
Docs ist direkt in WorkExpert integriert und läuft ohne separaten Server oder zusätzliche Infrastruktur. Stammdaten von Mitarbeitenden, Kunden und Aufträgen werden automatisch synchronisiert. Dokumente sind damit immer im richtigen Kontext – ohne manuelle Zuordnung oder Doppelpflege. Einzige Ausnahme: Die Auto-Upload-Funktion benötigt einen lokalen Agent auf dem Dokumenten-Server für die Verarbeitung aus Netzwerkordnern.
Beim Upload erkennt Docs Dokumente automatisch per Barcode und OCR, liest relevante Daten aus und ordnet sie der richtigen Akte zu. Über den Auto-Upload lassen sich auch ganze Netzwerkordner automatisch und zeitgesteuert verarbeiten – ohne manuellen Eingriff.
Alle in Docs gespeicherten Dokumente gelten als Originale. Sie werden unveränderbar mit vollständiger Änderungshistorie archiviert, sind DSGVO-konform und jederzeit für offizielle Audits verwendbar. Manuelle Anpassungen oder Nachpflege sind nicht erforderlich.
Docs bietet Volltextsuche über alle archivierten Dokumente sowie Dropdown-Filter zur schnellen Eingrenzung. Zusätzlich können Dokumente direkt über die Mitarbeitersuche gefunden werden. So ist jedes Dokument in Sekunden auffindbar – unabhängig vom Archivumfang. Die Suche muss vorab im Projekt aktiviert werden.
Docs unterscheidet zwei Rollen: Admins haben vollständigen Zugriff auf alle Dokumente im System. Standard-Nutzer sehen ausschließlich Dokumente, die ihnen zugewiesen wurden oder die sie selbst hochgeladen haben. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer welche Unterlagen einsehen kann.
Docs ist im Premium Plus Paket von WorkExpert enthalten. Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie, ob und wie Docs in Ihr bestehendes Setup passt.