Die österreichische Personaldienstleistung befindet sich im Wandel. Technologische Entwicklungen, wirtschaftliche Unsicherheiten und neue Erwartungen prägen den Arbeitsalltag der Unternehmen. Der ProSolution-ÖPDL Industry Pulse 2025 zeigt, wie sie mit diesen Veränderungen umgehen.
Die Studie entstand in Zusammenarbeit mit ÖSTERREICHS PERSONALDIENSTLEISTER (ÖPDL). Mehr als 100 Unternehmensvertretende aus der Branche haben sich daran beteiligt. Ziel war es, ein realistisches Bild der aktuellen Lage zu zeichnen und Orientierung zu geben.
Die Ergebnisse machen deutlich: Viele Unternehmen erkennen die Bedeutung von Digitalisierung und KI, kommen mit der Umsetzung allerdings nur langsam voran.
Fast 3/4 der befragten Unternehmen räumen der Digitalisierung thematisch den höchsten Stellenwert ein. Trotzdem fühlen sich nur 22 % bereits gut aufgestellt. Die meisten Betriebe versprechen sich schnellere Abläufe, weniger Fehler und geringere Kosten. Doch oft bleibt es bei guten Vorsätzen.
Woran liegt das? Häufig fehlen Budget, Zeit oder das nötige Wissen, um Prozesse wirklich zu verändern. Manche Betriebe starten zwar digitale Projekte, ziehen sie aber nicht konsequent durch. Statt klarer Strukturen gibt es einzelne Tools – ohne Verbindung zum Gesamtprozess.
Rund 70 % der befragten Unternehmen setzen bereits KI ein – allerdings meist dort, wo sie bestehende Abläufe nicht stört. Beliebt sind einfache Anwendungen wie das automatische Veröffentlichen von Stellenanzeigen oder das Auslesen von Lebensläufen (CV-Parsing). Komplexere Lösungen wie Chatbots oder KI-gestützte Disposition stoßen dagegen auf Skepsis.
Vor allem eines wird deutlich: Viele Betriebe testen zwar KI, passen ihre Prozesse aber nicht entsprechend an. 39% lehnen Chatbots sogar ausdrücklich ab und 35 % wollen keine automatisierte Disposition. Gleichzeitig wünschen sich 70 % mehr Informationen zum Thema.
Personaldienstleister in Österreich setzen im Vertrieb stark auf persönliche Beziehungen. 99 % greifen regelmäßig zum Telefon, 91 % schreiben E-Mails, 85 % pflegen den Kontakt direkt vor Ort. Dieser enge Austausch sorgt für Vertrauen, ersetzt allerdings keine durchdachte Vertriebsstruktur.
Denn viele Unternehmen arbeiten ohne zentrale Übersicht. Nur 42 % nutzen ein CRM-System. Lediglich 36 % messen ihren Vertriebserfolg anhand definierter Kennzahlen. 18 % arbeiten komplett analog und 8 % ohne jeglichen Prozess. Oft fehlt die Verbindung zwischen einzelnen Maßnahmen. Eine klare Strategie bleibt aus.
Bewerbungen erreichen die meisten Betriebe per E-Mail (87 %) oder über die eigene Website (85 %). Auch Messenger wie WhatsApp gewinnen Zuspruch: 42 % nutzen sie im Recruiting und 63 % in der laufenden Kommunikation mit Mitarbeitenden. Trotzdem laufen viele Abläufe noch nebeneinander her.
Nur 10 % setzen auf digitale Terminvereinbarungen. 22 % nutzen automatisierte Vorselektion und 35 % arbeiten mit KI-gestütztem Matching. In vielen Fällen fehlt eine durchgängige Verbindung zwischen den Kanälen. Informationen müssen manuell übertragen werden, Rückmeldungen verzögern sich. Das bremst die Effizienz – vor allem in einem Umfeld, das schnelle Entscheidungen verlangt.
Viele Unternehmen denken längst über klassische Zeitarbeit hinaus. 67 % sehen das größte Wachstumspotenzial in der Personalvermittlung. Die Zeitarbeit selbst folgt mit 56 %. Auch Angebote rund um Weiterbildung und Personalentwicklung gewinnen an Relevanz – 25 % halten sie für wichtige Zukunftsfelder.
Diese Zahlen zeigen: Betriebe suchen nach Wegen, ihr Geschäftsmodell breiter aufzustellen. Wer sich zusätzlich auf Nischen spezialisiert, kann sich vom Wettbewerb abheben. 34 % der Befragten setzen genau darauf.
Digitalisierung bleibt der zentrale Branchentrend – 58 % der Befragten nennen sie an erster Stelle. Künstliche Intelligenz folgt mit 50 %. Trotz dieser hohen Relevanz gelingt der Transfer in die Praxis nur schleppend. Kurzfristige Herausforderungen drängen strategische Themen oft in den Hintergrund.
Gleichzeitig richtet sich der Blick stärker auf das Geschäftsmodell. 34 % der Unternehmen erwarten eine zunehmende Spezialisierung auf bestimmte Nischen. Ebenso viele rechnen mit einer Marktkonsolidierung – durch Zusammenschlüsse, Übernahmen oder Rückzüge vom Markt. Die Branche sortiert sich neu.
Die wirtschaftliche Entwicklung bereitet den meisten Unternehmen Sorgen. 73 % sehen darin die größte Herausforderung der kommenden Monate. Recruiting (50 %) und Kundengewinnung (49 %) folgen knapp dahinter. Gleichzeitig spüren viele Betriebe den steigenden Druck durch neue gesetzliche Vorgaben. 52 % empfinden die Datenschutzvorgaben als besonders belastend.
Auch intern verändert sich einiges. Der Generationenwechsel stellt Führung und Kultur auf die Probe. 72 % der Unternehmen beobachten ein wachsendes Bedürfnis nach besserer Work-Life-Balance, 70 % wünschen sich mehr Flexibilität bei Arbeitszeiten und -orten. Moderne Kommunikationstools und ein zeitgemäßer Führungsstil werden zunehmend zum Wettbewerbsvorteil.
Viele Prozesse in der Personaldienstleistung sind noch nicht digital genug aufgestellt sind. KI wird dort genutzt, wo sie sich ohne größere Umstellungen einsetzen lässt – zum Beispiel für Stellenanzeigen. Komplexere Anwendungen wie Chatbots oder automatisierte Disposition scheitern oft an fehlender Datenbasis, analogen Abläufen oder mangelnder Struktur im Hintergrund.
Den größten Mehrwert sehen viele Betriebe bei der automatisierten Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen sowie beim Matching von Kandidat:innen und Vakanzen. Diese Anwendungen lassen sich gut in bestehende Systeme integrieren. Deutlich seltener wird KI in Bereichen eingesetzt, die mehr Planung erfordern – etwa bei Interviewkoordination oder im Einsatzmanagement.
KI kann Bewerbungsprozesse beschleunigen, passende Stellen schneller vorschlagen und Rückmeldungen verbessern. Wenn Personaldienstleister zeitraubende Routinetätigkeiten digital abbilden, bleibt mehr Kapazität für persönliche Betreuung. Das stärkt die Beziehung zwischen Bewerber:in und Dienstleister – auch im laufenden Einsatz.
Die Richtung ist klar. Viele Betriebe wissen, worauf es ankommt – doch bei der Umsetzung bleibt Luft nach oben. Wer den Anschluss nicht verlieren will, braucht mehr als einzelne Tools. Es geht darum, Prozesse ganzheitlich zu gestalten und digitale Lösungen sinnvoll zu verknüpfen.
Die Ergebnisse des ProSolution-ÖPDL Industry Pulse 2025 liefern dafür die perfekte Grundlage. Sie zeigen, wo die Branche steht und wo sie ansetzen kann, um zukunftsfähig zu bleiben. Jetzt zählt nicht Tempo, sondern Richtung. Und die beginnt im Alltag.
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Unser ProSolution Redaktionsteam vereint Erfahrung aus Redaktion, Fachjournalismus und technischer Dokumentation mit fundiertem Know-how aus der Personaldienstleistung. Mit Blick auf die Praxis bereiten wir Produktneuigkeiten und Branchenthemen verständlich und anwendungsnah auf – mit dem Ziel, Sie im Arbeitsalltag konkret zu unterstützen.
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